給与計算アウトソーシングのライト社会保険労務士法人

情報持ち出しの際のルール

社内で管理しているマイナンバーの個人情報や資料を持ち出す際には、特定個人情報保護委員会が規定するガイドラインによって、社員が勝手に持ち出したりすることができないようなルール作りを会社がすることを求めています。

情報が漏洩する場合の多くは、社外に持ち出した際の個人のずさんな管理が背景にあるのがほとんどです。また情報の持ち出しを口頭などで会社に伝えている場合もその頻度が多くなれば、その規定が形骸化してしまう可能性もあります。

マイナンバー制度の施行に伴い、社内で管理している情報の管理体制や持ち出しの際のルールには抜本的な改革が必要になります。

例えば申請書を提出する形式にする場合にも、一方的に社員が提出して終わるような書式にするのではなく、上長の承認や許可が得られない限りは外部に持ち出せないようにするのが重要になります。また定めた規定に違反する場合には罰則処分を課すことも検討事項となります。

さらに情報の持ち出しにあたっては虚偽申請を防止するためにも持ち出し左記から確認のサインをもらうような仕組みにするのが効果的です。

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