給与計算アウトソーシングのライト社会保険労務士法人

マイナンバーの本人確認

会社の事務担当者が従業員などの個人番号を収集する際には、マイナンバー法にて本人確認を義務付けています。この本人確認は、「番号確認」（＝正しい番号であるかの確認）と、「身元確認」（＝提供された個人番号が正しい持ち主のものであるかの確認）の2つを目的としています。

本人確認の主な方法としては、通知カードならば、そのカードと免許証やパスポートなどの顔写真つきの身分証の2つを合わせた形で担当者に提出します。
個人番号カードであればそれ1枚のみで本人確認が成立します。

マイナンバー法上、本人確認のための書類を会社内に保管しておく必要はありません。個人情報保護の観点からしても、なるべき保管はせずに確認が済んだ段階で社内で決めた方法にて廃棄することが望ましいといえます。

本人確認の必要範囲

個人番号の収集は従業員本人はもちろんですが、税や社会保険上の扶養家族の分まで預かる必要があります。

この場合、本人確認の作業の範囲は提出義務者が誰なのかによって決まります。

所得税にまつわる扶養控除の申告書や健康保険の被扶養者異動届に関しては、事業者への提出義務者は形式上は従業員本人なので、扶養家族の本人確認の作業は必要ありません。

一方で、国民年金第3号被保険者に関する申請は提出義務者がその第3号被保険者本人という扱いになるので、扶養家族（主に配偶者）への本人確認の作業が必要になってきます。

実務的な観点からいうと。会社のマイナンバー事務担当者が対象となる扶養家族本人と対面で確認作業を行うことは考えづらいので、郵送や従業員を介してのやり取りになることが考えられます。

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