給与計算アウトソーシングのライト社会保険労務士法人

勤怠管理の方法

給与計算を正確にするためには労働者ごとの勤怠の管理は必要不可欠です。
勤怠管理を適切にすることによって、時給制の労働者の基本給、残業時間数や欠勤等の不就労部分の把握が可能となり、支払わなければいけないもの、支払わなくてもいいものが洗い出されます。

勤怠管理は大きく分けて、通常の出勤･退社時間の管理、時間外労働･休日労働の管理、不就労部分の管理の3つで考えるとやりやすくなります。

通常の出勤･退社時間の管理

毎日の出勤時刻と退社時刻をそれぞれ記録することが重要となります。
出勤･退社時にそれぞれカードリーダーにタイムカードを通して打刻する方式、エクセルなどでその会社独自の勤怠表フォーマットを作成して各々で記録するやり方など、どういったスタイルでも構いません。

毎月1日から末日までの労働日の出産時刻と退社時刻が記録されていることが重要です。

時間外労働･休日労働の管理

タイムカードや出勤簿の出社時刻と退社時刻から1日の総労働時間が法定労働時間（＝8時間）を超えていたとしても、特段の記載がない限り、それが適切な時間外労働なのかは分からない可能性があります。
ただなんとなく社内でダラダラしていて、退社時刻が延びてしまっただけかもしれないかもしれません。

このようなことにわざわざ時間外労働手当を支払うのは使用者（会社）側としてもバカバカしいといえます。

こうした事態を防ぐためには、「残業の事前承認制」を採用するのが有効です。

つまり、通常の終業時刻前の所定の時間までに「今日はこういった理由で何時間くらい残業したい（しなければならない）」と申請書を残業希望者に提出させ、それを上長が承認した場合のみ初めて残業が可能になる、といった仕組みです。

休日労働に関しても前もって「この日は出勤します」という旨を申請させ、それを承認した場合のみ休日出勤OKというスタイルにすることです。

こうすることによって会社としてもムダな時間外労働を減らすことが可能になり、コストの削減を図ることができます。

業務によっては事前承認が難しい日もあるかと思いますので、そういった場合は事後承諾でもOKというように含みを持たせればよいと思います。

こうした残業や休日労働の申請制については就業規則などで明確に定め、労働者に周知を徹底することが大事になります。

不就労部分の管理

時間外労働とは対照的な遅刻や欠勤、早退による不就労に関しても、労働者に対して書類を提出させるやり方は有効です。

ただ、遅刻や欠勤は本来労働者として「やってはいけない」ことなので、「申請」というよりは「始末書」的な感覚で提出させる意味合いが強いといえます。

こうした管理の仕方を採ることによって、労働者ごとの遅刻や欠勤の記録を残すことができ、次回の給与改定の際の評価基準の材料とすることもできます。

また、やむを得ない理由によって遅刻や欠勤（交通機関の遅延や家族のトラブルなど）が発生した場合には、その理由を記載させることによって給与額カットを防ぐ、という一定の配慮を労働者側に対してすることも重要です。

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