給与計算アウトソーシングのライト社会保険労務士法人

マイナンバーと就業規則の改定

会社がマイナンバー制度に関する管理を行う際には、まずマイナンバーの社内の事務担当者が、従業員等から個人番号を収集するところから始まります。

従業員等から後塵番号を収集する場合には、利用目的をできる限り特定して通知することが必要となります。そしてその際には本人確認も必要になってきます。

また今後は、個人番号の収集に際してあまり協力的でない従業員が出てくることも予想されます。この場合、扶養家族も含めて会社にはマイナンバーの収集と通知義務があることを明確にしておく必要があります。

さらにマイナンバーの事務担当者については番号法における人的安全管理措置として、従業員に対して必要かつ適切な監督・教育が要求されてきます。

このように個人番号の収集するまでには、少なくとも次に挙げる4つのポイントについて、就業規則の改定を行う必要があると考えられます。

【マイナンバーの通知義務】
　・入社時の必要な提出書類項目の追加
　・通知しなかった場合の取り扱い（懲罰処分の対象となる等）

【マイナンバーの利用目的の通知】
　・利用目的を具体的に明示しておくこと

【本人確認について】
　・本人および第3号被保険者について
　・身元確認書類が必要となる場合があること

【事務担当者の義務について】
　・特定個人情報等に関する秘密保持に関する義務

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