給与計算アウトソーシングのライト社会保険労務士法人

小さい会社のマイナンバーの管理

少人数で成り立っているような規模の会社の場合、マイナンバー法のガイドラインで示されたような管理体制で個人番号の保管をするのは費用もかかる上に難しく、あまり現実的ではない可能性もあります。

また小規模であるがゆえにマイナンバーに関する事務担当者を決め、育成したとしてもその人が退職してしまった場合、一気にゼロに戻ってしまうことも考えられます。

このようなこともあり、小規模な会社には小規模なりのマイナンバーの管理の仕方があります。

税理士や社労士に委託

少人数の会社の場合、税理士や社会保険労務士にマイナンバーの管理や運用を委託することも多いかと思います。

このように外部に業務委託をする場合に難しいのは、自社では把握しきれないことが発生するということです。委託先のスタッフがどのように管理しているのか、情報漏えい防止の措置はどのように講じているのか、一度委託してしまえばこういったことは分からなくなってしまう可能性があるので、委託契約を結ぶ前に詳細に確認しておく必要があると同時に、委託してしまえば信頼することが重要になってきます。

個人番号をあえて会社で管理しない

小規模の会社の場合、あえて社内で個人番号を保管・管理しないという手もあります。

従業員から提供された個人番号を社内で管理し、漏洩を防止するためには、厳しい管理体制が必要になり、コストもかかります。

しかし会社で保管しないという選択肢をとった場合、情報流出のリスクも管理コストも大きく下げることが可能となります。

この場合、従業員の個人番号が必要な届出などが発生した都度、その人から個人番号を提供してもらう形になります。既存の従業員の場合、個人番号が必要になる会社の届出は年末調整や退職時の手続きくらいなので、少人数の会社においてはこの方法がもっとも手軽で効率的ともいえます。

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